Góður undirbúningur útboðs er lykillinn að góðum árangri. Mikilvægt skref er að greina þarfirnar vel í samstarfi við notendur og skilgreina síðan hvað á að bjóða út. Einnig getur verið árangursríkt að samræma innkaup, þ.e. að bjóða út í samstarfi við aðra með svipaðar þarfir. Einföld markaðskönnun er einnig góður undirbúningur svo hægt sé að setja fram raunhæf og góð skilyrði í útboðsgögnum.
Áður en keypt er inn – Ríkiskaup
Reglur um útboð taka ekki til þess hvað skuli kaupa, þ.e. skilgreiningu á vöru, heldur hvernig framkvæma skuli útboðið. En það er einmitt í undirbúningsskrefinu, skilgreiningu á vöru, sem oft er hægt að ná mestri hagræðingu í útboðum – og hvetja um leið til nýsköpunar á markaðnum.
Stundum getur verið betra að bjóða út þjónustu en vöru. Sem dæmi getur verið hagkvæmara að leigja hluti í stað þess að kaupa þá. Þá verður betri nýting á vörunum og er þannig umhverfisvænna þegar á heildina er litið. Önnur leið er að gera þjónustusamninga s.s. varðandi prentun, ljósritun og ræstingar. Þá getur komið í ljós við þarfagreiningu að hægt er að uppfylla þörfina á mun einfaldari hátt s.s. með endurnýtingu eða breyttu vinnulagi.
Einfaldasta og gagnsæjasta leið í útboðum með vistvænum áherslum er að umhverfissjónarmiðin komi fram í heiti vörunnar. Í útboðsgögnunum er svo hægt að setja fram nánari umhverfisskilyrði. Við skilgreiningu á vörunni þarf þó að hafa í huga að hún má ekki leiða til mismununar sbr. meginreglur ESB.
Dæmi um skilgreiningar á vörum sem taka tillit til umhverfissjónarmiða:
Mikilvægt er að umhverfisskilyrðin uppfylli eftirfarandi grundvallaratriði:
Nauðsynlegt er að vanda vel til verka þegar umhverfisskilyrði eru sett fram í útboðum. Þau þurfa að byggja á faglegri þekkingu á innkaupalöggjöf og umhverfismálum auk þess að vera raunhæf. Best er að fylgja skilgreindum umhverfisskilyrðum sem til eru fyrir ýmsa vöruflokka, svo sem umhverfisskilyrðum ESB eða íslenskri þýðingu á umhverfisskilyrðum ESB. Einnig er mikilvægt að þekkja markaðinn vel áður en skilyrði eru sett fram.
Athugið að hægt er að setja fram umhverfisskilyrði með ýmsum hætti; sem lágmarksskilyrði, matsskilyrði eða sem samningsskilyrði.
Við mat á tilboðum er fyrst metið hvort bjóðendur uppfylli kröfur varðandi fjárhagslegt og tæknilegt hæfi sem og hvort þeir uppfylli allar lágmarkskröfur varðandi eiginleika þess sem verið er að kaupa. Á þessu stigi eru svörin einungis já eða nei.
Uppfylli bjóðandi kröfurnar er tilboðið metið með hliðsjón af matsskilyrðum. Við mat á tilboðum eru umhverfisskilyrði metin til jafns við önnur skilyrði. Mikilvægt er að meta fyrirliggjandi gögn á vandaðan og faglegan hátt. Oft reynist það þrautinni þyngri ef ekki er vel skilgreint í útboðsgögnum hvaða gögnum skuli skilað inn.
Hægt er að meta tilboð á tvo vegu:
Í vistvænum innkaupum er lögð áhersla á að velja hagkvæmasta tilboð byggt á þeim skilyrðum sem sett eru fram í útboðsgögnum. Lágmarksskilyrði þarf alltaf að uppfylla. Valið er það eða þau tilboð sem hafa lægst verð og uppfylla öll lágmarksskilyrði.
Þá er kannað hve vel tilboðið uppfyllir matsskilyrði. Matsskilyrði eru metin samkvæmt því stigamatskerfi sem sett hefur verið fram í útboðsgögnum. Valið er það tilboð sem fær mestan fjölda stiga út úr stigamatskerfinu. Nokkur dæmi um hvernig meta má matsskilyrði með stigamatskerfi með mismunandi hætti má finna á vef ESB, sjá Module 2: Legal framework.
Samningsskilyrði eru sett fram í samningi eftir að mat á tilboðum hefur farið fram, í samræmi við útboðsgögn. Afar mikilvægt er að samningsskilyrðum sé vel fylgt eftir og með reglulegum hætti.
Reglur um útboð taka ekki til þess hvað skuli kaupa, þ.e. skilgreiningu á vöru, heldur hvernig framkvæma skuli útboðið. En það er einmitt í undirbúningsskrefinu, skilgreiningu á vöru, sem oft er hægt að ná mestri hagræðingu í útboðum – og hvetja um leið til nýsköpunar á markaðnum.
Stundum getur verið betra að bjóða út þjónustu en vöru. Sem dæmi getur verið hagkvæmara að leigja hluti í stað þess að kaupa þá. Þá verður betri nýting á vörunum og er þannig umhverfisvænna þegar á heildina er litið. Önnur leið er að gera þjónustusamninga s.s. varðandi prentun, ljósritun og ræstingar. Þá getur komið í ljós við þarfagreiningu að hægt er að uppfylla þörfina á mun einfaldari hátt s.s. með endurnýtingu eða breyttu vinnulagi.
Einfaldasta og gagnsæjasta leið í útboðum með vistvænum áherslum er að umhverfissjónarmiðin komi fram í heiti vörunnar. Í útboðsgögnunum er svo hægt að setja fram nánari umhverfisskilyrði. Við skilgreiningu á vörunni þarf þó að hafa í huga að hún má ekki leiða til mismununar sbr. meginreglur ESB.
Dæmi um skilgreiningar á vörum sem taka tillit til umhverfissjónarmiða:
Mikilvægt er að umhverfisskilyrðin uppfylli eftirfarandi grundvallaratriði:
Nauðsynlegt er að vanda vel til verka þegar umhverfisskilyrði eru sett fram í útboðum. Þau þurfa að byggja á faglegri þekkingu á innkaupalöggjöf og umhverfismálum auk þess að vera raunhæf. Best er að fylgja skilgreindum umhverfisskilyrðum sem til eru fyrir ýmsa vöruflokka, svo sem umhverfisskilyrði VINN eða umhverfisskilyrðum ESB. Einnig er mikilvægt að þekkja markaðinn vel áður en skilyrði eru sett fram.
Athugið að hægt er að setja fram umhverfisskilyrði með ýmsum hætti; sem lágmarksskilyrði, matsskilyrði eða sem samningsskilyrði.
Við mat á tilboðum er fyrst metið hvort bjóðendur uppfylli kröfur varðandi fjárhagslegt og tæknilegt hæfi sem og hvort þeir uppfylli allar lágmarkskröfur varðandi eiginleika þess sem verið er að kaupa. Á þessu stigi eru svörin einungis já eða nei.
Uppfylli bjóðandi kröfurnar er tilboðið metið með hliðsjón af matsskilyrðum. Við mat á tilboðum eru umhverfisskilyrði metin til jafns við önnur skilyrði. Mikilvægt er að meta fyrirliggjandi gögn á vandaðan og faglegan hátt. Oft reynist það þrautinni þyngri ef ekki er vel skilgreint í útboðsgögnum hvaða gögnum skuli skilað inn.
Hægt er að meta tilboð á tvo vegu:
Í vistvænum innkaupum er lögð áhersla á að velja hagkvæmasta tilboð byggt á þeim skilyrðum sem sett eru fram í útboðsgögnum. Lágmarksskilyrði þarf alltaf að uppfylla. Valið er það eða þau tilboð sem hafa lægst verð og uppfylla öll lágmarksskilyrði.
Þá er kannað hve vel tilboðið uppfyllir matsskilyrði. Matsskilyrði eru metin samkvæmt því stigamatskerfi sem sett hefur verið fram í útboðsgögnum. Valið er það tilboð sem fær mestan fjölda stiga út úr stigamatskerfinu. Nokkur dæmi um hvernig meta má matsskilyrði með stigamatskerfi með mismunandi hætti má finna á vef ESB, sjá Module 2: Legal framework.
Samningsskilyrði eru sett fram í samningi eftir að mat á tilboðum hefur farið fram, í samræmi við útboðsgögn. Afar mikilvægt er að samningsskilyrðum sé vel fylgt eftir og með reglulegum hætti.
Í útboðum skal fella umhverfisskilyrði inn í útboðsgögn. Hægt er að nota þau í heilu lagi eða að hluta.
Skilyrði Evrópusambandsins (EU GPP Criteria):
